和隆日記

入社1年目ビジネスマナー(電話・挨拶)

今日は、今回はビジネスマナーについて紹介します。

私は最近ビジネスマナー本を紹介されたので、ビジネスマナー本を購入しました。それが「入社1年目ビジネスマナーの教科書という本で、私来年新社員になりますのでその際まで必要なマナーを身につけたいと思いました。(とてもわかりやすい!)

今回はこの本の中身は紹介できないのですが、ビジネスマナーとしての基本マナーを紹介します。それではいってみましょう。

あいさつに関するビジネスマナー

あいさつはコミュニケーションを取る上で重要な行為です。気持ちの良い挨拶を心がけましょう!
 
 

あいさつは自分から

挨拶するのは少しビクビクすると思います。私もそうです。特に目上の人に挨拶は中々勇気が必要になると思います。特に人見知りの人はきついのではないでしょうか。しかし、挨拶という物はメリットしかなです。挨拶をするだけでコミュニケーションとなり、そして笑顔で挨拶をすることで好印象を持たれます。デメリットは無いので勇気を出してしっかり挨拶を心がけましょう。
 
 

状況に応じてあいさつを使い分ける

出社時、退社時

出勤時は「おはようございます」、退社時は「お疲れ様です」と声をかけるとよいでしょう。
 

外出時、帰社時

外出時は「どこそこへ行ってまいります」と謙譲語を使って自分の行く場所を伝えてから出かけるようにしましょう。また外出される方を送る際は「いってらっしゃいませ」と声をかけると、送り出された方も気持が良いですし、また帰社した方には「おかえりなさいませ」とあたたかい言葉をかけるようにしましょう!
 

お客様に会ったとき

最初に「お世話になっております」とあいさつしてお辞儀をしましょう。また、状況に応じて「かしこまりました」「恐れ入りますが」「お待ちくださいませ」など接客に適した言葉を使ってあいさつしましょう。私はこれが若干苦手ですが克服していきます!
 

宅配便業者や警備員に会ったとき

オフィスに荷物を届ける宅配業者の方や警備員の方に会ったとき、「おはようございます」や「お疲れ様です」といったあいさつをしましょう。とにかくコミュニケーションはどちらとも笑顔になりますし、会社自体に好印象がもたれるので良いです!


 

電話・FAXに関するビジネスマナー

電話はコミュニケーションに欠かせない基本的なツールです。会社に入ると毎日色々な場所から電話がかかってきます。その時の応対が会社の印象を左右することもあります。最近電話をかけていなくて不安な若い世代の方々もここで電話やFAXのマナーを学びましょう。
 
 

電話は2コール以内に取ろう

電話がかかってきたら、2コール以内に取ることが基本です。3コール以降になってしまったときは一言「お待たせしました」と言うようにしましょう。2コールでも3コールでも時間的な差異はほとんどありませんが、社会の共通認識として「2コール以内で電話にでることが礼儀」という考えがあるので、マナー違反に対してお詫びの言葉を言うという感覚を持つことが必要です。
 
 

電話は明るい声で応対しよう

電話ではお互いの姿が見せませんが、態度が悪いと自然と相手に伝わってしまうものです。姿勢を正して、声のトーンは少し高めに、笑顔で話すように心がけましょう。声が聞こえにくいのはNGなので、少し声を張って元気よく応対しましょう。
 
 

重要な情報はメモを取ろう

先方の社名、氏名は必ずメモを取ります。もし聞き取れなかった場合はうやむやにせず、「(大変)恐れ入りますが、もう一度御社名とお名前を教えていただけますでしょうか」「恐れ入ります、お電話が遠いようなのですが」などと断りを入れてから聞き直しましょう。用件に関しては、5W2Hを意識しつつ大事な点を漏れなくメモするように気をつけましょう。
 
 

FAX送付状を添えよう

文書をFAXで送信するときには、用件や枚数などを書いたFAX送付状という紙を一枚添えて、一緒に送信するのがビジネスマナーです。FAX送付状にはFAX文書の送り主と、送り先、用件、送信枚数、送信日などを記載します。受信した側はこの送付状を見て、FAXの枚数や内容を確認します。

まとめ

今回はビジネスマナーの(電話と挨拶)を紹介しました。色々マナーがあって大変ですが、覚えることが大切なので覚えましょう!僕から1つ、目上の方から何か言われたら、「なるほど」ではなく「承知いたしました」や「はい」を言いましょう!なので学生の時からしっかり身につけておくと良いです!


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Ryuki

専門学校

2002年7月15日

特技はボクシングとバレー

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